В работе индивидуального предпринимателя, помимо очевидных и всем известных аспектов, существуют также и некоторые нюансы, которые могут сделать ведение бизнеса более комфортным для его владельца. К числу таких небольших, но облегчающих жизнь бизнесмена инструментов, принадлежат карты партнёров и клиентов. К сожалению, ещё далеко не все предприниматели знают, что это такое, как и для чего их правильно использовать.
Для чего ИП нужна карта партнёра
Карта партнёра используется для организации эффективного сотрудничества и взаимодействия между несколькими предпринимателями, иначе говоря, карта партнёра полезна при организации партнёрства. Карта партнёра позволяет участникам партнёрского объединения быстро и оперативно обмениваться между собой полезной информацией друг о друге, которая может быть использована в процессе работы либо для проверки добропорядочности контрагента.
Законодательство не позволяет оформления партнёрства между ИП напрямую, как это было бы возможно, например, в случае с ООО. Чтобы выйти из этой ситуации, предприниматели заключают между собой договор простого товарищества и оформляют карту партнёра.
Эта карта при необходимости может быть использована и в любых других случаях:
- Предприятие может иметь также базу карт клиентов, в которой в удобном формате будут храниться реквизиты потенциальных и действующих заказчиков.
- При установлении взаимодействия с другим предприятием в качестве подрядчика или клиента можно обменяться картами партнёра либо получить от заказчика ту же самую карту с реквизитами, называемую в этом случае уже картой клиента.
Многие предприятия предпочитают разрабатывать свой собственный формат карточки клиента, а для получения необходимой информации о будущем покупателе используют современные технологии. Так, например, на сайтах многих компаний сегодня можно встретить формы для автоматического создания карт клиента, заполнив которые покупатель сразу же предоставляет бизнесмену всю необходимую для дальнейшего сотрудничества информацию о себе.
Карта клиента может быть заполнена онлайн
Оформление карты партнёра ИП
Традиционно, карта партнёра оформляется в бумажном виде в виде таблицы из двух столбцов и нескольких строк. В левом столбце содержатся наименования пунктов, а в правом столбце представлена собственно информация об ИП. Упомянутая таблица традиционно содержит в себе следующие сведения:
- официальное название ИП;
- код ИНН;
- номер ОГРНИП;
- код ОКВЭД;
- юридический адрес;
- почтовый адрес;
- номер свидетельства о регистрации;
- номер расчётного счёта;
- наименование банка;
- корреспондентский счёт банка;
- код ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций);
- контактные данные (телефон, факс, электронная почта).
Стоит проявить заботу о своих партнёрах и код ОКВЭД расшифровать и записать вид деятельности предприятия также и текстом, поскольку не у каждого из читающих карточку партнёра будет возможность заглянуть в классификатор в поисках его расшифровки. На иллюстрации далее приведён шаблон оформления карты партнёра ИП.
Карта партнёра ИП заполняется реквизитами предпринимателя
Если какие-то из реквизитов фирмы сменились, необходимо оперативно уведомить об этом партнёрские организации, разослав им новую редакцию карты партнёра.
Преимущества использования карт партнёров
Карта партнёра позволяет бизнесменам оперативно обмениваться между собой информацией друг о друге в стандартизованном виде, а при грамотном использовании также может выступить и своеобразным дополнительным рекламным материалом, который позволит предприятию выделиться среди других однотипных сообщений о реквизитах. Использование карт партнёров также помогает систематизировать информацию о контрагентах и хранить её в удобном для использования виде.
Автору данного материала на жизненном пути повезло работать вместе со многими профессионалами своего дела. Один из таких профессионалов трудился главным бухгалтером в одной из компаний одновременно с автором. Благодаря усилиям этого человека в компании появилась собственная база данных о контрагентах, созданная на основе полученных когда-то карт клиентов и партнёров. Помимо базовой информации о каждом клиенте, подрядчике или бизнес-партнёре, в базе данных хранились также и полезные сведения о прочих особенностях этих компаний. Например, из этой базы можно было узнать о днях рождения руководителей организаций, об особенностях оформляемых заказов, о специфике работы клиентских отделов и так далее.
Видео: создание карточки предприятия в бухгалтерской программе 1С
В практике работы индивидуальных предпринимателей часто встречаются ситуации, для успешного разрешения которых необходимо скооперировать усилия с другими бизнесменами. К числу таких ситуаций могут относиться, например, маркетинговые войны либо борьба за рынки сбыта с конкурентами. Подобная кооперация может пригодиться ИП также при организации рекламных активностей по бартеру и при прочих обстоятельствах. Какая бы задача ни стояла перед бизнесменами, обеспечить комфортное и эффективное взаимодействие между партнёрами помогут карты партнёров.
Карточка предприятия представляет собой систематизированный перечень основных данных о компании или индивидуальном предпринимателе – название, банковские реквизиты, адрес и контактные данные, сведения о директоре и т.п. Составление этого документа необязательно, однако он очень часто пригождается при взаимодействии с клиентами и партнерами.
Главная функция карточки предприятия – предоставление исчерпывающих данных о компании или ИП для клиентов, контрагентов, партнеров, налоговых и других проверяющих органов. Тем не менее, карточка не является визиткой хотя бы потому, что она:
- содержит довольно много информации (на визитке обычно отражают только название, адрес, сферу деятельности и контактные данные);
- оформляется на листе А4 без особых требований к внешнему виду.
Карточку предприятия запрашивают практически все организации, которые могут стать потенциальными клиентами, поставщиками и др. Также данные удобно передать любому проверяющему органу, инспектору, другим должностным лицам. Наверняка данные организации и ИП потребуются для транспортной компании, других организаций, оказывающих любые виды услуг.
Аналогично и сама компания тоже вправе запрашивать карточку организации у других компаний, которые ведут с ней переговоры, намерены стать клиентами, выставить счет, заключить договор и т.п.
Структура документа
Составить карточку предприятия можно как на обычной бумаге, так и на фирменном бланке компании. Основное требование – информативность: в перечне должны содержаться все основные данные об организации:
- Название полное и сокращенное.
- Адрес – фактический и юридический; при необходимости – адреса всех структурных подразделений и филиалов.
- Контактные данные: телефон, е-мэйл, аккаунты в соцсетях, ФИО лица, отвечающего на звонки и другие обращения.
- КПП (только для юридических лиц).
- ОГРН (только для юридических лиц).
- ОГРНИП (только для ИП).
- Реквизиты расчетного счета и название банка, в котором он открыт.
- ОКВЭД.
- ФИО директора.
- На основании чего работает организация – Устав ООО и др. документы (для ИП необязательно).
Распечатать документ нужно сразу в нескольких экземплярах, чтобы передать директору другой организации, его заместителю и другим уполномоченным лицам. Также нужно составить документ и в электронном виде, чтобы посылать его на е-мэйл по запросу контрагента.
Образец карточки предприятия для юридического лица
Законодательство не обязывает юридическое лицо или индивидуального предпринимателя вести карточку предприятия, равно как и не содержит требований к оформлению этого документа. Поэтому при разработке образца можно исходить из собственных соображений. Как правило, карточка составляется в виде:
- простого перечня данных;
- или таблицы.
Для отражения всех сведений достаточно 1 страницы формата А4. В конце документа ставится печать, руководитель ставит подпись и расшифровывает ее (фамилия, инициалы). Хотя печать и подпись необязательны, но они придают больше уверенности в корректности предоставленных данных.
При составлении карточки предприятия для ООО можно ориентироваться на такой образец.
Образец карточки предприятия для ИП
Структура карточки для индивидуального предпринимателя практически ничем не отличается. При составлении можно ориентироваться на такой образец.
Данная статья призвана пояснить назначение карточки предприятия и показать ее образцы для двух самых распространенных форм бизнеса: ООО и ИП.
Итак, давайте разберемся, что такое карточка предприятия и зачем она нужна. В нижней части страницы читатель может скачать образец карточки предприятия для ООО и ИП.
Карточка предприятия представляет собой внутренний документ учреждения, содержащий в себе следующие данные:
- Название предприятия, для ООО обязательно указание полного и сокращенного наименования;
- ОГРНИП, ОГРН в случае организации;
- Устав ООО или указание оснований, на которых действует ИП;
- ОКВЭД;
- Личные данные директора ИП или организации;
- Почтовый и юридический адрес предприятия;
- Название банковской структуры, где открыт расчетный счет ИП или ООО;
- Корреспондентский счет банка;
- Идентификационный код банковской организации;
- Номер расчетного счета ИП или ООО;
- ИНН предприятия (организации также указывают КПП);
- Контактные телефоны, факс и адрес электронной почты;
Оформлена карточка предприятия может быть в любой удобной форме, например, на фирменном бланке учреждения.
Назначение карточки предприятия
Карточка предприятия исполняет роль своеобразной визитки, которую нужно в обязательном порядке предоставить будущим партнерам по бизнесу (контрагентам).
Такую карточку запросит любая фирма при первом контакте с незнакомой организацией, чтобы получить исчерпывающие данные, необходимые для занесения во внутреннюю базу данных или в бухгалтерскую документацию. Это же относится и к транспортным компаниям, которые будет оказывать услуги доставки учреждению.
Если речь идет о предоставлении услуг, то наличие карточки остается необходимым условием, меняется только пакет документации в соответствии со спецификой.
В целом, карточку предприятия нужно предоставить всего один раз, чтобы передать важные сведения об организации, дальнейшие изменения партнеры вносят в личные базы данных. Если происходят какие-либо изменения в данных компании (смена адреса, контактного телефона или расчетного счета), желательно предупредить контрагентов, чтобы они могли своевременно выполнить правки в базе и документации.
Карточка предприятия является основанием выставленных счетов и отправленных товаров, документов, накладных и прочего на имя компании.
Помимо предоставления контрагентам, само предприятие обязано запрашивать подобные карточки у юридических лиц, которые планируют проводить с ним операции по безналичному расчету для выставления счета и оформления сопутствующих документов.
Образец карточки предприятия для ООО
Составляется карточка единожды для рассылки потенциальным партнерам. Изменения в нее можно внести, но отправлять заново старым контрагентам не обязательно, главное — своевременно предупредить их, а выслать новую карточку следует при поступлении соответствующего запроса. Образец карточки предприятия для ООО представлен ниже.
Задача сегодняшней публикации – дать развернутое изложение практических аспектов создания и использования карточек , а также предоставить руководителям и хозяйствующих субъектов готовые образцы соответствующих документов.
Сегодня мы узнаем, что такое карточка предприятия, каково ее назначение, какие различия в ее составлении и заполнении наличествуют применительно к различным организационно-правовым формам предприятий.
Желающие могут скачать бесплатно образцы карточек предприятия различных типов по ссылкам, представленным в конце публикации.
Краткое видео о том, что собой представляет карточка предприятия, смотрите ниже.
Карточка предприятия – это документ, содержащий набор индивидуализирующих предприятие данных, используемый в хозяйственном обороте для идентификации и позиционирования соответствующего субъекта хозяйствования.
В отношениях между коммерческими организациями карточки предприятия выполняют ту же функцию, что и визитки в процессе общения между людьми, поэтому часто их именуют визитными карточками предприятия.
Поскольку значительный объем информации в карточке составляют банковские реквизиты, их в обиходе принято еще именовать банковскими карточками предприятия.
Карточки предприятия обычно оформляются на листах формата А4 либо на фирменных бланках.
Нередко в их оформлении используют логотипы, торговые марки и товарные знаки предприятия, а также другие элементы, выполняющие декоративную функцию.
Приведенные данные визируются подписью руководителя организации и удостоверяются печатью.
Аккуратно оформленная и правильно заполненная карточка предприятия способна вызвать доверие у бизнес-партнеров и контрагентов еще до начала построения каких бы то ни было партнерских отношений.
Первое касание в хозяйственном обороте между компаниями или фирмами обычно сопровождается обменом карточками предприятия.
И та, и другая сторона смогут внести соответствующие данные в свои базы, а в дальнейшем перепроверить полученную информацию через доступные источники.
Указание недостоверной информации способно уже на старте приостановить активное развитие отношений и сказаться на деловой репутации предприятия.
Фото 2. Доверительные отношения между партнерами основаны, порой, на малоприметных деталях. Обмен карточками предприятий - одна из таких «мелочей»
Это хороший стимул для руководителя организации, чтобы отнестись к заполнению карточки ответственно.
Информация о предприятии важна для автоматизации процесса составления , транспортных и прочих документов, которые требуются в коммерческих отношениях.
Без карточки предприятия будет невозможно выставить счета, заполнить корректно накладные, произвести безналичное перечисление или отправить товары получателям во соответствующих .
Это связано с использованием специальных программных продуктов, «заточенных» на оперирование точными данными о коммерческих организациях.
Этика делового общения требует немедленного уведомления партнеров об изменениях в содержании информации, включенной в карточку.
В этом заинтересовано и само предприятие, поскольку некорректное заполнение соответствующих полей в банковских документах может привести к полному ступору документооборота и движения денежных средств.
Реквизиты карточки предприятия
Строгого перечня данных, подлежащих включению в карточку предприятия, не существует. Большинство предприятий руководствуется при ее составлении собственными соображениями удобства и функциональности.
Между тем, есть реквизиты, без которых она теряет всякий смысл (юридический адрес, расчетный счет и некоторые другие).
Анализ десятков карточек субъектов хозяйствования позволяет выделить следующие типы обязательных к заполнению данных:
- наименование предприятия;
- юридический, почтовый и фактический адреса компании (если они разнятся; если нет – достаточно юридического);
- сведения об электронной почте и в Интернете (адрес сайта);
- данные о ключевых должностных лицах предприятия – и (ФИО, контактные телефоны);
- банковские реквизиты (наименование банка, расчетный и корреспондентские счета);
- регистрационные данные (номер свидетельства о регистрации в налоговой инспекции, ИНН, ссылки на учредительные документы – и , а также сведения из федеральных регистров всех типов: ОКВЭД, ОКПО, ОГРНИП, ОГРН, БИК, КПП и проч.).
К этим данным можно присовокупить все, что руководитель коммерческой организации посчитает нужным и полезным сообщить о себе своим партнерам.
Карточки предприятий, зарегистрированных в самой популярной среди предпринимателей форме общества с ограниченной ответственностью (), содержат те же поля, что и карточки всех прочих предприятий.
Едва ли не единственное отличие – необходимость указания полного и сокращенного наименования.
Карточку предприятия ООО желательно оформить на бланке с фирменной символикой, подписать руководителю и заверить подпись гербовой печатью.
Образец такого документа представлен ниже.
Фото 3. Образец карточки предприятия, зарегистрированного в форме ООО
Карточки предприятий, зарегистрированных в других организационно-правовых формах (ОАО, ЗАО, АО, УП), а также карточки индивидуальных предпринимателей каких бы то ни было существенных отличий от вышеприведенных не имеют.
Главное помнить, с какой целью она составляется и кому планируется предоставить содержащуюся в ней информацию.
Предприятиям, активно занимающимся внешнеэкономической , имеющим выход на зарубежных партнеров, необходимо иметь дубликат карточки на английском языке.
По форме она ничем не отличается от обычной, если не считать особенностей указания данных, свойственных европейским и американским традициям.
Образец карточки предприятия на английском языке представлен ниже.
Фото 4. Образец карточки предприятия, заполненной исключительно на английском языке
Фактически мы перевели на английский язык карточку гипотетического ООО, описанную ранее.
Если деловые контакты не ограничиваются лишь англоговорящими партнерами, имеет смысл подумать о создании карточек предприятия и на других языках (немецком, французском и так далее).
Подобная «забота» о деловых партнерах никогда не пропадет даром. Представители иностранных компаний смогут оценить подобную учтивость и предусмотрительность по достоинству.
Рассмотренные в настоящей статье примеры карточек предприятия (ООО, на английском языке) можно совершенно бесплатно скачать по ссылкам, представленным ниже.
